Sebagai seorang penghulu, tentu saya sering berinteraksi dengan wedding organizer (WO) saat melaksanakan tugas pencatatan pernikahan. Saya pun bisa menyadari, ada jasa penyelenggara pesta pernikahan itu yang menjalankan tugasnya dengan baik dan profesional. Namun, ada pula yang justru sebaliknya. Sangat tidak profesional dan berantakan. Untuk itulah, mari kita perhatikan beberapa tip berikut sebagai panduan untuk memilih WO yang baik agar Anda tidak kecewa.
Perhatikan Rekam Jejak Wedding Organizer
Rekam jejak (track record) sebuah WO menjadi penting untuk memberikan gambaran seberapa jauh pengalaman yang mereka miliki. Dalam proses ini, Anda bisa mengetahui track record dengan cara googling di internet. Sebagai calon konsumen, Anda harus tahu apakah pernah terjadi kasus atau laporan masyarakat tentang WO tersebut. Apalagi jika kasus yang pernah terjadi itu sudah masuk ke jalur hukum. Kalau sudah seperti itu, Anda harus segera mencoret WO tersebut dari daftar nominasi Anda.
Selain rekam jejak kasus, hal penting yang perlu Anda ketahui adalah portofolio WO bersangkutan. Anda bisa melihatnya dari website mereka. Dalam konteks manajemen dan pemasaran, portofolio sendiri merujuk kepada sekumpulan produk, proyek, layanan jasa atau merek yang ditawarkan untuk dijual oleh suatu perusahaan. Selain itu, portofolio juga merujuk kepada catatan dan dokumentasi atas pencapaian prestasi WO tersebut.
Dalam upaya penelusuran rekam jejak, Anda juga perlu mengetahui testimoni dari orang-orang yang pernah menggunakan jasa WO yang bersangkutan. Anda bisa mendapatkan testimoni itu secara langsung dari teman atau kerabat yang menggunakan jasa WO, atau dari halaman testimoni yang ada dalam website mereka.
Anda juga perlu memastikan WO tersebut memiliki kantor dan alamat yang jelas. Keberadaan alamat dan kantor yang jelas menunjukkan profesionalitas sebuah WO. Jika alamatnya tidak jelas dan tidak ada bangunan kantor serta papan namanya, hal itu menunjukkan bahwa WO itu belum profesional dan serius. Sebaiknya, Anda meninggalkan WO model demikian.
Tentukan Konsep Acara Wedding
Konsep pesta pernikahan juga perlu Anda rancang dengan sebaik dan sedetil mungkin. Namun jika Anda orang yang sibuk dan tidak mau repot, Anda bisa menggunakan jasa perencana pesta perkawinan (wedding planner). Dengan menggunakan jasa wedding planner, Anda bisa berdiskusi dan mendapa
tkan pandangan tentang konsep acara perkawinan. Jika mereka memiliki pengalaman, tentu saja mereka bisa memberikan gambaran yang lengkap tentang bermacam konsep pesta pernikahan. Pada umumnya, pihak wedding organizer juga bisa bertindak sebagai wedding planner.
Sebagai negara yang multikultural, Indonesia tentu memiliki banyak konsep pernikahan yang terkait dengan suku, budaya, dan agama masing-masing. Seperti halnya, konsep pernikahan adat Jawa tentu saja berbeda dengan adat Sunda. Anda harus memilih konsep pernikahan yang harus jelas, misalnya adat nasional atau internasional, lokasinya indoor atau outdoor, hiburan atau game, dan lain-lain.
Selain itu konsep pernikahan juga bisa berbeda-beda karena terkait dengan latar belakang pekerjaan, hobi, dan komunitas dari pasangan pengantin. Mereka yang berasal dari pekerjaan di dunia militer, misalnya, memiliki seremoni khusus Pedang Pora.
Sesuaikan dengan Budget Anda
Pemilihan konsep akan cara pernikahan juga mengandung konsekuensi harga wedding organizer yang harus Anda keluarkan. Anda harus memperhatikan hal ini baik-baik agar Anda tidak kecewa karena terlalu berharap banyak. Semakin rumit dan panjang rangkaian acara serta semakin banyak tamu undangan, tentu semakin banyak pula budget yang harus Anda keluarkan. Paket-paket yang disediakan oleh pihak WO harus betul-betul disesuaikan dengan keuangan yang Anda miliki.
Beberapa WO memiliki pangsa pasar yang berbeda-beda. Untuk kalangan atas yang menggunakan hotel atau resort berbintang sebagai lokasi pernikahan, tentu saja biaya wedding organizer bisa mencapai ratusan juta. Hal itu sangat bergantung pula dengan jumlah undangan dan kelas hotel yang Anda pilih.
Untuk kalangan menengah ke bawah, biaya paket wedding organizer berkisar puluhan juta rupiah. Lagi-lagi tergantung dari jumlah undangan dan kelas hotel yang Anda pilih. Jumlah item acara juga menentukan seberapa besar harga paket wedding organizer.
Jika budget-nya terbatas dan jumlah item acaranya sedikit, tentu saja Anda bisa menekan biaya menjadi lebih murah. Tentu saja paket wedding organizer berbeda-beda antara di kota-kota besar berbeda dengan di daerah. Anda bisa menghubungi WO yang dekat di daerah Anda, namun tetap memperhatikan faktor-faktor lain agar Anda tidak kecewa.
Wedding Organizer Memiliki Komunikasi Yang Baik
Sebelum Anda menetapkan pilihan untuk menggunakan jasa sebuah WO, Anda harus betul-betul melakukan komunikasi yang intensif dengan mereka. Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa acara sakral dan bersejarah bagi Anda itu tidak menjadi kacau balau dan membikin malu. Komunikasi itu untuk mengetahui tentang kesiapan WO dalam beberapa hal yang penting. Hal-hal itu adalah seperti pendaftaran nikah di KUA atau Catatan Sipil, gaun pengantin, dokumentasi, acara hiburan, katering, perizinan, souvenir, dan lain-lain.
Ketika berkomunikasi dengan pihak WO, Anda bisa menilai seberapa transparan dan lancar tanggapan yang mereka berikan. Jika WO yang sudah profesional dan berpengalaman, mereka dengan senang hati menjelaskan secara detil tentang hal-hal yang terkait. Namun jika mereka tidak bisa menjelaskan dengan meyakinkan, maka Anda patut curiga terhadap profesionalitas mereka. Anda tentu tidak ingin kecewa karena acara pernikahan Anda yang mestinya menjadi momen spesial, justru menjadi acara yang Berantakan.
Cara Kerja Wedding Organizer Jelas
Banyak item kegiatan yang Anda persiapkan, baik sebelum, selama, dan setelah acara pernikahan. Tak ayal, hal itu memerlukan keterlibatan banyak orang. Sebuah WO yang profesional tentu memiliki jobs description yang jelas bagi seluruh pihak yang terlibat. Ketika pihak WO tidak memiliki jobs description yang jelas, pasti akan menimbulkan kekacauan pada saat acara berlangsung. Saling melemparkan tanggung jawab antara pihak bisa menjadi insiden kecil yang akan merusak khidmatnya acara pernikahan.
WO yang memiliki cara kerja yang jelas juga memperhitungkan berbagai kemungkinan yang terjadi. Suatu saat bisa saja rencana awal (plan A) tidak bisa terlaksana karena suatu halangan, misalnya hujan lebat saat pernikahan dalam konsep outdoor. Ketika hal itu terjadi, WO yang profesional sudah mempersiapkan rencana kedua (plan B).
Dalam pelaksanaannya, penyelenggaraan WO ini terkait pula dengan leadership dari pihak WO. Jika pihak WO tidak memiliki jiwa kepemimpinan dan manajerial yang baik, tentu hal itu akan bisa menyebabkan kekacauan acara. Hal ini terjadi karena biasanya banyaknya pihak keluarga, tamu, dan lain-lain. Terkadang pihak WO menemukan orang-orang yang sulit untuk mengarahkan mereka mengikuti konsep acara. Pihak WO juga harus bisa menghubungkan dengan baik antar kedua keluarga besar dari calon pengantin agar kedua keluarga besar itu memiliki visi yang sama tentang konsep pernikahan.
